Zeiterfassungspflicht
Arbeitgeber in Deutschland müssen schon heute die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Das folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, wie das Bundesarbeitsgericht am 13.09.2022 entschieden hat. Eine bestimmte Form – etwa elektronisch – schreibt das Gesetz bislang nicht vor.
Wie es zur Pflicht kam
| Datum | Ereignis | Bedeutung |
|---|---|---|
| 14.05.2019 | EuGH, Rs. C-55/18 (CCOO) | Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. |
| 13.09.2022 | BAG, 1 ABR 22/21 | Die Pflicht besteht in Deutschland bereits: § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ist unionsrechtskonform so auszulegen, dass Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen müssen. |
| Juni 2026 | Referentenentwurf des BMAS | Gesetzliche Regelung im ArbZG geplant, u. a. elektronische Aufzeichnung mit Übergangsfristen. Noch nicht beschlossen – Details im Ratgeber ArbZG-Reform 2026. |
Was heute gilt
- Wer: alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, für alle Arbeitnehmer – auch Teilzeit, Minijob und Homeoffice. Ausgenommen sind nach der Begründung des BAG leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG, für die das ArbZG ohnehin nicht gilt.
- Was: Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und damit deren Dauer, einschließlich Überstunden. Pausen ergeben sich aus der Differenz.
- Wie: Die Form ist (noch) nicht vorgeschrieben. Papier, Excel, App oder Stempeluhr sind möglich, solange das System verlässlich ist.
- Wer schreibt auf: Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber verantwortlich und muss sie kontrollieren.
- Zusätzlich: Arbeitszeit über 8 Stunden je Werktag ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für Minijobber und bestimmte Branchen verlangt § 17 MiLoG die Aufzeichnung spätestens bis zum siebten Tag nach der Arbeit.
Und Vertrauensarbeitszeit?
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich – im Sinne von „der Arbeitgeber schreibt nicht vor, wann gearbeitet wird“. Sie befreit aber nicht von der Erfassung. Der Arbeitgeber verzichtet auf die Kontrolle der Lage der Arbeitszeit, nicht auf deren Aufzeichnung.
Welche Form ist geeignet?
| Form | Stärken | Schwächen |
|---|---|---|
| Papier-Stundenzettel | einfach, ohne Technik | Übertragungsfehler, schwer auszuwerten, nachträgliche Änderungen kaum erkennbar |
| Excel-Tabelle | kostenlos, rechnet automatisch | Änderungen nicht protokolliert, Zugriffsrechte fehlen, Formelfehler |
| Zeiterfassungs-App / Terminal | zeitnah, Änderungen nachvollziehbar, Auswertung für Lohn | Kosten, Einführung, Mitbestimmung des Betriebsrats (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) |
Für Beschäftigte gilt unabhängig davon: Eine eigene, zeitnah geführte Aufstellung hilft, wenn es Streit über Überstunden gibt. Im Prozess muss der Arbeitnehmer weiterhin darlegen, dass Überstunden geleistet und vom Arbeitgeber veranlasst oder geduldet wurden (BAG, 04.05.2022 – 5 AZR 359/21).
Welche Folgen hat ein Verstoß?
Für die allgemeine Erfassungspflicht nach dem Arbeitsschutzgesetz gibt es bislang kein unmittelbares Bußgeld. Die Arbeitsschutzbehörden können die Erfassung aber anordnen; ein Verstoß gegen eine solche vollziehbare Anordnung ist bußgeldbewehrt (§ 25 ArbSchG). Wer die Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG nicht führt oder nicht aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG). Fehlende Aufzeichnungen können außerdem im Streit über Überstunden oder Mindestlohn zulasten des Arbeitgebers gehen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Erfassungspflicht gilt seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 für alle Arbeitgeber.
- Zu erfassen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit.
- Die Form ist frei, bis ein neues Gesetz etwas anderes regelt.
- Vertrauensarbeitszeit ist erlaubt, aber nicht erfassungsfrei.
- Die Reform 2026 will die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen einführen – beschlossen ist sie nicht.
Häufige Fragen
Muss ich als Arbeitnehmer meine Zeiten selbst aufschreiben?
Nur, wenn Ihr Arbeitgeber die Aufzeichnung an Sie delegiert. Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe?
Ja. Das BAG macht keine Ausnahme nach Betriebsgröße. Der Reformentwurf sieht Erleichterungen bei der Form vor (keine Pflicht zur elektronischen Erfassung für Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten), nicht bei der Pflicht selbst.
Reicht es, nur Überstunden aufzuschreiben?
Nein. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt zwar nur die Aufzeichnung der Zeit über 8 Stunden, die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz erfasst aber die gesamte Arbeitszeit.
Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung per GPS oder Kamera machen?
Die Erfassungspflicht rechtfertigt keine Überwachung, die über Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit hinausgeht. Maßstab sind Datenschutzrecht (§ 26 BDSG bzw. Art. 6, 88 DSGVO) und die Mitbestimmung des Betriebsrats.
Quellen
- BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21
- EuGH, Urteil vom 14.05.2019 – C-55/18
- § 3 ArbSchG, § 16 ArbZG, § 17 MiLoG
Weitere Erklärungen zu Pausen, Höchstarbeitszeit, Überstunden und Zeiterfassung finden Sie gesammelt im Ratgeber Arbeitszeit.
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